Belangrijk of urgent? (Vallei Business 2019-04)

Het is voor iedereen herkenbaar. Dat ene dingetje wat op tijd gedaan moet worden, want anders heb je er nog lang last van. Denk bijvoorbeeld aan de overvolle kliko die aan de straat gezet moet worden. Het is een klusje van niets, maar doe je het niet dan zit je nog 14 dagen met die volle bak.

Niet alleen privé maar ook zakelijk kom je dagelijks vergelijkbare zaken tegen. Je weet wel dat ze gedaan moeten worden, maar in de waan van de dag worden deze uitgesteld. Het is wel degelijk belangrijk maar de urgentie om ermee aan de slag te gaan ontbreekt. Dan zal je altijd zien dat op het moment dat het echt geregeld moet worden de omstandigheden zo zijn dat het niet meer kan.

Een zakelijke autoregeling is ook één van de zaken waarvan het belang wel wordt ingezien, maar de urgentie vaak niet. Elke ondernemer weet hoe belangrijk het is om afspraken goed vast te leggen. In de orderbevestiging wordt precies beschreven wat geleverd wordt, wanneer en waar. Ook de afspraken met de medewerkers worden in de arbeidsovereenkomst vastgelegd. Toch wordt er over het gebruik van een zakelijke auto vaak niets of heel weinig vastgelegd. Onder het mom van ‘dat is toch logisch en/of duidelijk’ moet er maar gehoopt worden dat er geen bijzondere situaties ontstaan.

In de praktijk blijkt dit wel anders te zijn. Niet elke berijder verzorgt zijn auto als goed huisvader en arbeidsovereenkomsten zijn niet eeuwigdurend. Wat doe je als werkgever als de medewerker zes maanden na ontvangst van de door hem zorgvuldig uitgekozen leaseauto zijn overeenkomst opzegt? Of als blijkt dat de bedrijfswagen in het weekend ook wordt gebruikt als vervoersmiddel voor de internationale wedstrijden van de duivensportvereniging?

Zonder duidelijke afspraken over het beschikbaar stellen en het gebruik van de zakelijke auto kunnen bovenstaande situaties tot heel hoge kosten en vervelende discussies leiden. Als het moment daar is, heeft het opstellen van de regeling weinig zin meer. Geef deze belangrijke zaak daarom vooraf de aandacht en urgentie die zij nodig heeft. Het is niet heel complex en zodra deze vast gelegd is, zal ooit blijken dat de gedane investering haar geld en tijd dubbel en dwars terug verdiend.

Huib van Loon
Oxonia autolease, advies & contractbeheer