Afgesproken !? (Vallei Business 2017-10)

Duidelijke taal, met een bevestigende uitspraak “afgesproken” worden afspraken gemaakt. Helaas blijkt de praktijk weerbarstiger en worden de gemaakte afspraken lang niet altijd volledig nageleefd. Dat is niet altijd kwade wil, het komt vaak voor dat de gemaakte afspraken door de partijen anders geïnterpreteerd worden. Of bij zakelijke afspraken omdat de personen die de afspraak gemaakt hebben, niet meer betrokken zijn. Om terug te vallen op de gemaakte afspraken is het noodzakelijk om deze schriftelijk vast te leggen.

Het is niet voor niets dat alle bedrijven algemene voorwaarden hanteren. Dat arbeidsvoorwaarden, huur- en koopovereenkomsten worden gedocumenteerd. Elke ondernemer begrijpt de noodzaak van deze afspraken. Waarom worden er dan geen goede afspraken vastgelegd over het gebruik van de zakelijke auto? Zakelijke mobiliteit is vaak een top drie kostenpost. Om deze kosten te beheersen en te reduceren is het toch onvoorstelbaar dat er geen afspraken zijn?

Bij veel Midden en Klein Bedrijven groeit het wagenpark gestaag. In het begin is duidelijk wie een auto gebruikt en is de sociale controle groot. Deze zaken worden minder zodra het bedrijf en het wagenpark groeit. Daarom is het essentieel om vanaf de eerste zakelijke auto uniforme afspraken over de keuze en het gebruik van de auto te maken. Leg in een duidelijk document vast wie er in aanmerking komt voor een zakelijke auto, wat voor auto dit mag zijn en wat er van de medewerker wordt verwacht. Deze overeenkomst moet voor de bestelling van de auto door de werknemer en de werkgever ondertekend worden. Alleen dan is het een bruikbaar document dat alle berijders en de wagenparkbeheerder duidelijkheid geeft en de werkgever de mogelijkheid biedt om de autokosten te controleren.

Zullen we daarom afspreken dat vanaf nu mondelinge afspraken over de zakelijke auto altijd schriftelijk worden bevestigd?
Afgesproken!

Huib van Loon
Oxonia autolease, advies & contractbeheer